Procure to Pay : Élément pivot de la digitalisation du processus d’achats

La dématérialisation des factures est aujourd'hui un sujet clé des organisations et devient une obligation pour l'ensemble des fournisseurs de l’Etat. C'est une occasion unique pour les entreprises qui ne se sont pas encore préoccupé sur la voie de la dématérialisation de s'occuper sérieusement et rapidement de la dématérialisation de l'ensemble des processus Achats, à savoir, le Procure to Pay (P2P).

Quel objectif pour le Procure to Pay ?

Le procure to pay (P2P) consiste à dématérialiser l'ensemble de la chaine des flux d’achats. Il met en musique une multitude de processus, de l’envoi de la commande jusqu’à la réception des factures et l’ordre de paiement. 

Au-delà de l’automatisation des traitements et de l’optimisation de la chaine dans son ensemble, il a pour objectif de créer de la cohérence et de la sécurité en automatisant au maximum la mise à disposition des informations relatives à l'acte d'achats.

Une telle démarche est double :

• En interne, celle-ci a pour objectifs de proposer un accès rapide et continu aux données des acheteurs
• En externe, elle permet de s'ouvrir à l’écosystème de l’entreprise, en particulier ses fournisseurs.

La mise en oeuvre d'un projet Procure to Pay est stratégique, à la fois levier d’efficacité, de contrôle et d'économies pour l’entreprise.

Le Procure-to-Pay : Un projet transversal

Un projet de Procure to Pay est un projet transversal à l'ensemble de l'organisation de l'entreprise mettant en musique les services comptabilité fournisseurs, la supply chain, les achats, la trésorerie, la DSI et l'ensemble des services pouvant à instant T faire un achat. C'est un projet informatique qui est tout naturellement soumis aux règles et aux pratiques de ce dernier.

Une préparation indispensable à l'adhésion...

Comme tout projet informatique, transversale de surcroit, la phase de préparation est essentielle à l'adhésion globale de votre projet. Cette préparation passe tout naturellement par la constitution d’une équipe mixte et par la mise en place d’une action de communication interne structurée. Le support de la direction générale dans la mise en oeuvre d'un tel projet est essentiel.

Garantir l'engagement de vos fournisseurs

Dans les années 80, le projet GALIA visait à fédérer les constructeurs automobiles (donneurs d'ordres) et ses sous-traitants autour d'un protocole d'échange de données informatisées. Ce projet est sans nul doute le précurseur de ce qu'est aujourd'hui le Procure to Pay.

Dans un projet P2P, l’engagement de vos fournisseurs sera une phase critique. Afin d'éviter tout risque d'approvisionnement il est indispensable dès le début de votre projet d'identifier les fournisseurs qui seront concernés, et à les convaincre d’adhérer à votre démarche. Celle-ci aura une incidence directe sur votre relation. Cette phase d’engagement est indispensable et la réussite de votre projet reposera, entre autres, sur l’efficacité de votre communication avec eux.

Piloter l'implémentation de son projet P2P

Dans la phase d'implémentation de votre projet Procure to Pay, nous vous conseillons de veiller à la bonne coordination des équipes parties prenantes du projet. Pensez à intégrer les fournisseurs directement intéressés par votre projet P2P et veillez à n'avoir qu'un seul et unique correspondant technique afin d'éviter toute distorsion lors de la phase d'implémentation. 

Cette phase d'implémentation intègre un ensemble de définitions sur lesquelles il est indispensable d'être vigilant (règles de validation des factures, mise en conformité règlementaire des processus de traitement de la donnée, sécurité des pièces...).

Enfin, ne sous-estimez pas l'impact technique relative à l’alignement des procédures de l’entreprise avec celles de vos fournisseurs.

Déploiement de votre projet Procure to Pay

La phase d'implémentation mise en oeuvre et validée par l'ensemble des parties prenantes à votre projet, vous êtes en mesure de déployer en réel votre projet P2P. Vous pouvez à présent généraliser à l'ensemble de vos fournisseurs, sur la base d'un calendrier établi et validé avec ceux-ci votre solution.

Avec les bons outils et les bonnes équipes, la mise en oeuvre d'un projet Procure to Pay se résume à automatiser ce que l'ensemble de vos équipes interne et fournisseur réalisent manuellement depuis de nombreuses années. La mise en oeuvre d'un tel projet est source de satisfaction, de productivité et de réduction des couts.