Les clés de la réussite de son projet Procure to Pay.

Déjà présente au sein du secteur privé à l'origine sur de grands groupes d'entreprises, la fonction Achats a su gagner toutes les tailles d'entreprises. Des professionnels des achats ont mis en oeuvre les transformations indispensables à la mise en place d'un référencement fournisseur et d'un sourcing optimisé. Le procure to Pay permet ainsi d'optimiser les approvisionnements dans des structures mono ou multi-sites.

Mais le secteur public est aussi directement impacté par de nombreuses transformations et celui-ci se rapproche toujours plus près du privé dans tout ce qui touche aux problématiques de planification des dépenses dans des budgets toujours plus contraignants. La structuration de l’État entraine des mutations évidentes et la fonction Achat voit le jour. Les organisations évoluent face à de tels changements, les systèmes d’information prennent en compte ces nouvelles contraintes afin que les budgets puissent être contrôlés. 

Les clés de la mise en place d’un Procure-to-Pay optimisé à son organisation...

Définir des objectifs précis et une organisation adaptée aux changements...

La mise en place d'une solution Procure to Pay nécessite un travail en amont de toute réflexion sur le périmètre couvert. Ainsi, le référencement de vos fournisseurs et la présence de contrats-cadres sont essentiels afin de s'assurer de la bonne définition et l'optimisation des approvisionnements en adéquation avec la politique de suivi budgétaire qui sera mise en place. 

Phase cruciale de votre projet, les professionnels du Procure to Pay seront une aide précieuse pour vos équipes afin de proposer les schémas les plus adaptés à votre organisation. 

Identifier les évolutions ou changements clés à apporter aux outils de gestion déjà en place...

Le schéma directeur de votre réorganisation aura un impact direct sur les caractéristiques fonctionnelles, mais aussi vraisemblablement technologiques de votre système d'information - Mobilité, sécurité de l'information, Pilotage, Contrôle budgétaire.

Attention, atteindre votre objectif nécessitera peut-être l’acquisition d’une nouvelle solution de gestion.

Faire du sur mesure pour optimiser l'expérience de vos utilisateurs...

Mettre en oeuvre votre nouveau projet ne doit pas vous faire oublier les bonnes pratiques à respecter :

• Couchez sur le papier le périmètre couvert, gains et points sensibles à surveiller,
• Déterminez la taille de l'équipe et la nature des ressources indispensables à la réussite de votre projet,
• Votre projet Procure to Pay doit être pensé de bout en bout utilisateur final :
• Fonctionnellement adapté aux contraintes de chaque département
• Une ergonomie adaptée à chaque profil,
• Une technologie permettant sédentarité et mobilité (surtout par les temps que nous connaissons)
• Faciliter la prise de décisions rapides et pertinentes, par sa capacité à être proactif et par la production d'indicateurs clés adaptés à chaque situation
• Tourné vers votre écosystème en impliquant en amont de votre projet vos fournisseurs clés...